Кафе · магазины · салоны · сервисы
Учёт рабочего времени без терминалов — с телефона
Сотрудник отмечает начало и конец смены в Telegram или MAX. ТАКТ проверяет место отметки по геолокации. Руководитель видит выходы по точкам, разбирает спорные отметки и получает часы для табеля.
Первые два календарных месяца — бесплатно для всей компании.
Отметка с телефона — часы в табеле
Кафе «Центр» · утренняя смена
- План
- 09:00–18:00Смена в общем графике
- Начало
- 09:07Отметка сотрудника с телефона
- Проверка
- Нужен разборРуководитель уточняет опоздание
- Результат
- Часы в табелеПосле проверки и подтверждения
Спорную отметку разбирает человек. История смены остаётся в системе.
Рабочая задача
Когда сообщений «я на месте» уже недостаточно
Для руководителей, которым нужно сверять график, выходы сотрудников и отработанные часы.
Часть выходов отмечают в таблице, часть — в чате. В конце периода руководителю приходится собирать переписку, искать пропущенные отметки и вспоминать, кто кого заменял. Это мешает сверить график с фактической работой даже в одной команде.
График показывает, кто должен выйти. Отметки — когда сотрудник начал и закончил работу. Руководитель разбирает расхождения, а сотрудник видит свои часы и может обратиться по поводу исправления.
Для отметки не нужен отдельный терминал на входе. Нужны телефон сотрудника, доступный Telegram или MAX и интернет. Отдельное приложение ТАКТ устанавливать не требуется.
Как это устроено в ТАКТ
Как проходит отметка по геолокации
-
Задайте места отметки
Добавьте рабочие точки и разрешённые места для отметок. У одной точки их может быть несколько. Затем пригласите сотрудников и опубликуйте график.
-
Сотрудник отмечает смену
Сотрудник открывает ТАКТ в Telegram или MAX и отмечает начало или завершение смены. Для геопроверки нужен доступ к местоположению телефона. ТАКТ сравнивает место отметки с разрешёнными местами; вручную вводить адрес не нужно.
-
Разберите исключения
Если место не подтвердилось или часы требуют исправления, ситуацию проверяет руководитель. Сотрудник видит свои часы и может обратиться по поводу их изменения.
-
Подготовьте часы для бухгалтерии
Проверьте отработанное время с учётом обедов по правилам компании, подтвердите часы и закройте период. Выгрузите отчёт для бухгалтерии.
Что меняется в ежедневном учёте
| Задача | Когда учёт разрознен | В ТАКТ |
|---|---|---|
| Узнать, кто вышел | Проверить сообщения и собрать ответы точек. | Сопоставить отметки сотрудников с опубликованным графиком. |
| Разобрать спорные часы | Восстановить договорённости по переписке. | Посмотреть события смены, исправления и обращение сотрудника. |
| Подвести итог периода | Свести отдельные таблицы и перепроверить замены. | Подтвердить часы в общем процессе и передать данные бухгалтерии. |
До подключения команды
Что учесть перед подключением команды
Телефон и интернет
Отметка должна дойти до сервиса. Если связи нет, сообщите руководителю и используйте принятый в компании порядок учёта.
Понятные правила отметки
Заранее покажите сотрудникам, как разрешить доступ к геолокации и к кому обратиться, если телефон не определяет место.
Ответственный за проверку
Система показывает факты и отклонения. Решения по спорным ситуациям, допустимым исправлениям и оплате принимает ваша организация.
Пакет «Смены»
Плата за тех, кто вышел на смену
Первые два календарных месяца бесплатны для всей компании. Затем каждый день учитываются уникальные сотрудники, которые вышли на смену. Один человек на нескольких точках считается один раз за день.
Максимальная ставка — 6 ₽ за человека в день. Средняя цена за человека снижается при большем числе вышедших сотрудников. Отдельной платы за точки нет.
Стоимость периода — сумма стоимости каждого дня. Если никто не вышел, плата за день равна нулю. Количество людей в штатном списке само по себе не определяет платёж.
Рассчитать для своей команды| Вышло за день | За всю компанию |
|---|---|
| 20 человек | 120 ₽ |
| 50 человек | 215 ₽ |
| 100 человек | 330 ₽ |
| 200 человек | 520 ₽ |
График, явка, проверки, биржа смен и подтверждённые часы. Условия — в оферте.
Практические вопросы
Перед началом работы
Можно задать несколько мест отметки для одной точки?
Да. Для одной рабочей точки можно задать несколько разрешённых мест отметки. ТАКТ использует эти настройки при проверке геолокации телефона.
Можно оспорить исправление часов?
Да. Сотрудник видит свои часы и может обратиться по поводу их изменения. Ответственный руководитель рассматривает обращение.
Как вести учёт рабочего времени без терминалов?
В ТАКТ сотрудник отмечает начало и окончание смены с телефона в Telegram или MAX. Руководитель сопоставляет отметки с графиком, проверяет спорные ситуации и подтверждает часы. Отдельное оборудование для отметок на каждой точке не требуется.
Как вести учёт, если сотрудник работает на разных точках?
ТАКТ работает со структурой сети: смена связана с конкретной точкой, а доступ сотрудника определяется его назначениями. За одного сотрудника, вышедшего на смену, плата считается один раз за календарный день внутри компании, даже если он работал на нескольких точках.
Что делать, если геолокация не подходит?
Если телефон не определяет место, сообщите руководителю: он разберёт ситуацию по правилам компании. Планируем добавить фото и коды как альтернативы для тех, кому геолокация не подходит. Сейчас эти способы ещё недоступны.
ТАКТ следит за сотрудником всю смену?
Геопроверка относится к моменту отметки. Она помогает проверить место, но не подтверждает личность человека или его присутствие на протяжении всей смены.
Можно выгрузить табель для бухгалтерии?
Да. После проверки часов можно выгрузить отчёт. Зарплату рассчитывают в бухгалтерской системе; готовой интеграции с 1С сейчас нет.
Для одной точки или нескольких
Проверьте учёт на сменах команды
Добавьте сотрудников, опубликуйте график и проведите смены. Проверьте, как проходят отметки и как руководитель и сотрудники разбирают часы.